Az indulást megelőzően gondos tervezés szükséges, elkerülendő, hogy az utazás során kellemetlenségek érjenek minket. 2004. május 1-je óta az Európai Unió országaiba nem kell útlevél, személyi igazolvánnyal vagy akár jogosítványunk felmutatásával is átléphetjük a határt. A világ más pontjaira természetesen továbbra is útlevél szükséges, amelynek érvényességét feltétlenül ellenőrizzük!

Bár a jogszabály pontosan meghatározza az utazási vállalkozó kötelezettségeit, nem árt tudnunk, mire kell figyelni a szerződés megkötésekor. Az utazási szerződés kizárólag írásban köthető, s abban (továbbá a tájékoztatóban) nem szerepelhetnek az utast félrevezető feltételek. Ha az iroda nem köt szerződést, ne vegyük igénybe a szolgáltatásait, mert később sok kellemetlenség érhet minket. Az utazási szerződés részét képezi az utazási iroda általános szerződési feltételei is. Mind a részünkre átadott szerződést mind az általános szerződési feltételeket alaposan olvassuk el a szerződés aláírását megelőzően, mivel sok nélkülözhetetlen információt tartalmaz például a reklamációval, fogyasztói kifogással kapcsolatban.
 
A szerződésnek tartalmaznia kell az utas nevét és lakcímét; az utas által megrendelt szolgáltatásokat; a külön felszámított díjakat (üdülőhelyi adó, horgonyzási díj); azt a határidőt, ameddig az utas költségtérítés nélkül elállhat a szerződéstől; annak a biztosítónak vagy pénzintézetnek a nevét, amellyel az utazási vállalkozó felelősségbiztosítási kontraktust kötött. Az utasszerződésnek arra is ki kell terjednie, hogy a díj magában foglalja-e a baleset-, betegség- és poggyászbiztosítás összegét.

Ha az utazási vállalkozó az általa meghirdetett utazások feltételeit és programját a programfüzetében, tájékoztatójában közzéteszi, annak egyértelműen és pontosan tartalmaznia kell az alábbi adatokat: a szolgáltató adatait (nevét, adó- és nyilvántartásba vételi számát, székhelyét, telefon-, illetve faxszámát, e-mailcímét), az úti célt, az útvonalat, az indulás és az érkezés pontos helyét, idejét, a legfontosabb tartózkodási helyeket, és a szálláshely típusát (főbb jellemzőivel együtt), a helyét, a komfortfokozatát. A programfüzetben pontosan meg kell határozni a díj forintban meghatározott összegét is és azt, hogy milyen szolgáltatásokra nyújt fedezetet, a személyszállítás eszközét, az utasosztályokat és az elfoglalható helyeket (hajókabin, hálófülke a vonaton), az étkezésekre vonatkozó tájékoztatást; azokat a szolgáltatásokat, amelyeket a szervező a díj ellenében nyújt, a fakultatív programokon való részvétel feltételeit is meg kell, hogy találjuk benne.
 
Ezeken kívül kötelező tartalmi elem az a legalacsonyabb létszám, amely feltétele az utazás elindításának, és azt a határidő, ameddig az iroda köteles az utast értesíteni az út elmaradásáról, az igénybe vehető biztosítások felsorolása, a célországban jellemző éghajlatra, életmódra, étkezési és közlekedési szokásokra, utazási szempontból jelentős szabályokra vonatkozó ismertetés.
 
Ha az utazási vállalkozó a tájékoztatót nem tette közzé, köteles az utazási szerződés megkötése előtt az utast ezekről az adatokról írásban tájékoztatni, mely ismertetést az utas az aláírásával igazolja az utazási szerződésen.

Az utazási irodák által feltüntetett részvételi díj sok esetben nem tartalmazza a járulékos költségeket ( reptéri illeték, kerozin díj, vízum dí stb.) melyek akár kétszeresére is emelhetik a részvételi díj nagyságát. Alaposan nézzük meg, és tájékozódjunk a részvételi díjról, mielőtt aláírjuk az utazási szerződést.
 
Jó azt is tudni, hogy az utazási szerződésben rögzített díjak csak néhány esetben emelhetők. Ha az utazással kapcsolatos közlekedési költségek, a helyi adók, illetékek növekednek, illetve a devizaárfolyam változik, akkor az áremelkedéssel és a változással arányos mértékben emelhető a részvételi díj. A díjemelés indokát is az utassal írásban közölni kell. De az indulást megelőző húsz napon belül semmilyen okból sem emelhetőek az árak
 
Sokszor problémát jelent az utazási díjnak és előlegének megfizetése is. Az utazási szerződés megkötésekor előleg címén a díj legfeljebb 40 százalékának befizetése követelhető. Ettől a rendelkezéstől csak kivételes esetben akkor térhet el az utazási iroda, ha a külföldi közreműködővel kötött szerződés ennél szigorúbb kötelezettséget ró az utazási irodára.
 
A díj teljes összegének megfizetését az utazási vállalkozó legkorábban az utazás megkezdése előtt 30 nappal igényelheti, kivéve, ha a külföldi közreműködővel kötött szerződés miatt korábbi időpont indokolt.

A jogszabály előírja, hogy az utazási iroda legkésőbb az utazás megkezdése előtt 15 nappal írásban tett nyilatkozattal elállhat ugyan az utazási szerződéstől, de nem minden következmény nélkül. Ha az utazási vállalkozó nem az utas érdekkörében felmerült okból áll el az utazási szerződéstől (pl: a külföldi szerződő partner nem szolgáltat) az utas az eredetivel azonos vagy magasabb értékű más, helyettesítő szolgáltatásra tarthat igényt, ha ennek nyújtására az utazási irodának lehetősége van. Ha az utazási iroda másik szolgáltatás nyújtására nem képes, vagy az utas a neki felkínált szolgáltatást nem fogadja el, az utas követelheti a teljes befizetett díj azonnali visszafizetését és a díj után évi 20% mértékű kamat megfizetését. Ha a felajánlott szolgáltatás az eredetinél alacsonyabb értékű, az utazási vállalkozó köteles a díjkülönbözetet az utasnak megtéríteni. Ezen túlmenően, az utasnak az elállás következtében felmerült kárát is meg kell téríteni, kivéve, ha az emberi életet és egészséget, illetve a vagyonbiztonságot veszélyeztető külső körülmény merül fel, vagy a jelentkezők létszáma a meghirdetett legalacsonyabb résztvevőszámot nem éri el. A kártérítésénél azonban az utasnak kell bizonyítani a kár mértékét is. Ez azt jelenti, hogy pontosan ki kell mutatni, és bizonyítékokkal (pl: számlák) alátámasztani, hogy mekkora vagyoni hátrányt, kárt okozott az utazási iroda elállása.
 
Általában a szerződéstől való elállás eseteire vonatkozó szabályokat az utazási iroda általános szerződési feltételei tartalmazzák. A szerződés aláírását megelőzően olvassuk el alaposan, hogy ne érjen minket meglepetés.

Az utas az utazás megkezdése előtt az utazást bármikor lemondhatja írásban tett nyilatkozattal, de szintén nem következmények nélkül. Különbséget kell tenni az elállás okai között.
 
Ha az utas amiatt nem kívánja igénybe venni az utazást, mert a díj emelkedésének mértéke a 10%-ot meghaladja, vagy az utazási iroda az utazási szerződésben foglaltakat lényegesen módosítani kívánja, illetőleg a program lényegesen megváltozott, az utas jogosult helyettesítő, más szolgáltatásra, díjvisszatérítésre és kártérítésre. Jó ha tudjuk, ha az úti cél vagy az ahhoz vezető útvonal olyan területet érint, amelyet Külügyminisztérium nem ajánlj, és az utas eláll a szerződéstől a fenti szolgáltatások szintén járnak neki.
 
Ha az utas saját érdekkörében felmerült okból pl: családi vagy anyagi okok miatt nem kíván elutazni, az utazási iroda kárának ellentételezésére kártalanítást igényelhet. A kártalanítás mértéke az utas által kifizetett utazási díj összegét nem haladhatja meg. Az utazási iroda az ilyen igényét átalány formájában a részvételi díj százalékában is megállapíthatja. Fontos tudni azonban, hogy az utazási vállalkozó nem igényelhet kártalanítást, ha az utas az elállási jogát legkésőbb az utazás megkezdése előtt 35 nappal vagy az utazási szerződésben az elállásra meghatározott időtartam alatt gyakorolja. Ezeket a szabályokat is általában az általános szerződési feltételek tartalmazzák.

Sokszor felmerül az utazás során, hogy a helyszínen nincsen az utazási irodának képviselője, vagy ha van is, akkor sem érhető el. A jogszabály előírja, hogy a szervezőiroda köteles gondoskodni arról, hogy a társasutazáson részt vevő csoportokat a célország nyelvén, vagy az ott általánosan használt világnyelven beszélő, idegenvezetésre jogosult személy kísérje. Ha nincsen ilyen személy abban az esetben hibás teljesítés történik, és árleszállítást követelhet az utas.

Tisztázni kell a szerződés aláírása előtt, hogy utazási iroda, akivel meg kívánjuk kötni a szerződést, utazás közvetítő vagy utazásszervezőt. A hatályos jogszabályok szerint ugyanis a szerződésben vállalt szolgáltatások teljesítéséért az utazásszervező felel. Ennek megfelelően, ha utazásközvetítőt veszünk igénybe a szerződés megkötésekor, akkor a hibás teljesítésért (pl: szálloda helyett apartmanban történő elhelyezés) a szerződésben meghatározott utazásszervező felel, tehát tőle követelhetjük az árleszállítást és a kártérítést. Kivételes esetben előfordul, hogy külföldi illetőségű az utazásszervező és az utazásait belföldi utazásközvetítő értékesíti. Ebben az esetben a teljesítésért az utassal szemben az belföldi utazásközvetítő úgy felel, mintha maga szervezte volna az utazást.

Az utas a hiba felfedezése után haladéktalanul köteles a kifogását az utaskísérővel és a helyszíni szolgáltatóval közölni. A hiba bejelentéséről mindig fontos hogy írásbeli dokumentációval rendelkezzen az utas. Az utaskísérő az utas bejelentését köteles jegyzőkönyvbe foglalni és ennek egyik példányát az utasnak átadni. Amennyiben az idegenvezető vagy a helyi képviselő nem vesz fel jegyzőkönyvet, vagy azt nem írja alá, akkor javasolt az utastársakkal együtt készíteni egyet vagy velük aláíratni.
 
Az utaskísérő köteles közreműködni a kifogásnak a helyszíni szolgáltatónak történő bejelentése során. Az utaskísérő ugyan köteles az utazási vállalkozót haladéktalanul tájékoztatni, továbbá a szükséges intézkedéseket haladéktalanul megtenni, azonban a hazaérkezéskor, jó ha az utas haladéktalanul írásban értesíti az utazási irodát a kifogásairól.
 
Utaskísérő hiányában - amennyiben a helyi szolgáltató a panaszt nem orvosolta - az utas azt az utazási irodát köteles tájékoztatni, amelyet az utazási vállalkozó az általa kiadott részvételi jegyen megjelölt.

Az utazási iroda és az utas közötti vita elbírálása két eljárásban lehetséges. A hatáskörrel és illetékességgel rendelkező Békéltető Testület vagy Bíróság segíthet eldönteni a vitás kérdéseket. Az utazó hazaérkezés után először közvetlenül az utazási irodát kell hogy megkeress panaszával, és ha ez nem vezet eredményre, akkor fordulhat a Békéltető Testülethez vagy a Bírósághoz.

2006. január 1.-jétől nem érvényes az E111-es nyomtatvány – Magyarországon 2005. november 1 óta lehet kérvényezni -, és a magyar utazók már csak az egységes, európai egészségbiztosítási kártyával tudják igazolni, hogy van társadalombiztosításuk, s így ott is jogosultak egészségügyi ellátásra. A kártyát a lakóhely szerint illetékes Megyei Egészségbiztosítási Pénztárak ügyfélszolgálatnál lehet kiváltani, a kiállítás térítésmentes és azonnali.
 
Az európai egészségbiztosítási kártya egyébként a kiváltásától számított egy évig érvényes, de nyugdíjasok és 17 évesnél fiatalabbak esetében az érvényességi idő három év.
 
Az egységes európai egészségbiztosítási kártya alapján, a sürgősségi ellátás keretében igénybe vehető egészségügyi szolgáltatások köre, vagyis azok a szolgáltatások biztosítottak, amelyeket nem lehet elhalasztani a hazatérés utáni időre.
 
Fontos tudni, hogy a fogyasztók az egyes tagországokban a helyi szabályozásnak megfelelően vehetik igénybe az egészségügyi ellátást, és a kártyát csak azok a szolgáltatók fogadják el, amelyeknek van szerződésük az adott ország társadalombiztosítási szervével, ráadásul az Európai Unió tagállamainak többségében ezekben sem ingyenes minden egészségügyi szolgáltatás.
 
Hangsúlyozni kell, hogy amíg a sürgősségi ellátás keretében igénybe vehető egészségügyi szolgáltatások köre tagállamonként különbözhet.
 
Az utasbiztosítások adott összeghatáron belül teljes körű fedezetet nyújtanak az igénybe vett ellátásra, kezelésre, továbbá kiterjednek egyéb járulékos szolgáltatásokra. Ilyen például a magyar nyelven éjjel-nappal hívható asszisztencia szolgálat, vagy a megbetegedett turista gyermekének hazajuttatása, a családtagok kiutaztatása, vagy a beteg hazaszállítás, de a kártya nem fedezi például a poggyászkárokból adódó költségeket sem.
 
Mindezek alapján tanácsos utazás előtt, megfelelő utasbiztosítást is kötni.